Оцифрування трудової книжки: для чого це потрібно та як зробити

В Україні вже п’ятий рік поспіль активно діють електронні трудові книжки. Цифрові аналоги паперових документів офіційно запровадили 10 червня 2021 року, щоб удосконалити облік трудової діяльності, зменшити паперовий документообіг та застрахувати громадян від ризику втрати чи пошкодження документів.

Перехідний період добігає кінця, тому оцифрувати свої документи варто кожному українцю вже зараз.

Термін оцифрування: скільки часу залишилося?

Згідно із Законом України № 1217-IX, на повне внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб виділено п’ять років з моменту набрання законом чинності.

Календарний термін завершення перехідного періоду – 10 червня 2026 року. Це означає завершення перехідного етапу, після якого електронний облік стає основним, але можливість подання та уточнення даних через ПФУ зберігається і надалі. Жодні дані чи стаж не анулюються, проте щоб уникнути черг та затримок у майбутньому (наприклад, під час оформлення пенсії), зробити це рекомендується заздалегідь.

Після завершення перехідного періоду основним джерелом інформації про стаж стане електронний реєстр. Паперова трудова книжка більше не буде обов’язковою для більшості процедур і може бути видана працівникові на руки для особистого зберігання. Проте викидати її не варто: вона залишається офіційним документом і важливим підтвердженням стажу (особливо до 2004 року) у разі виникнення розбіжностей у даних.

Як ФОП подати відомості про трудову діяльність працівників

Роботодавці (зокрема підприємці) подають до Пенсійного фонду України (ПФУ) відомості про трудову діяльність своїх співробітників через електронні сервіси та звітність.

– Крок 1. Вхід на вебпортал ПФУ

ФОП переходить на офіційний вебпортал електронних послуг ПФУ та натискає кнопку «Вхід». Авторизація здійснюється за допомогою Кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису. Після входу необхідно перейти до розділу «Кабінет страхувальника».

– Крок 2. Перехід до сервісу

У боковому меню оберіть:

Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність працівників → Подати відомості / документи.

– Крок 3. Завантаження документів

Додаються відомості про працівника та, за потреби, скановані копії документів як підтвердження (у разі відсутності або уточнення даних у реєстрі).

– Крок 4. Підписання та відправлення

Перевірте дані, підпишіть запит КЕП підприємця та надішліть його до Пенсійного фонду.

–  Крок 5. Контроль результату

Статус розгляду можна відстежувати в особистому кабінеті в розділі «Вхідні / Надіслані документи».

Як працівнику самостійно подати відомості до ПФУ

Застрахована особа може подати дані самостійно, без залучення роботодавця.

    Авторизація

Скористайтеся КЕП, Дія.Підписом або BankID.

Перехід до сервісу

У меню знайдіть блок «Комунікації з ПФУ» та оберіть «Відомості про трудову діяльність».

Заповнення даних

Перевірте персональні дані та надайте згоду на обробку інформації.

Завантаження документів

Додайте скани трудової книжки (за наявності) та натисніть «Підписати та відправити у ПФУ».

Перевірка статусу

Результат обробки відображається в розділі «Мої звернення».

Технічні вимоги до скан-копій

Щоб ПФУ міг коректно обробити документи, вони мають:

– Бути кольоровими, чіткими та читабельними;

– Відображати всі реквізити (назви, дати, записи, печатки та підписи);

– Рекомендована роздільна здатність – 300 dpi;

– Формат файлів — JPG або PDF;

– Розмір файлів: вимоги можуть відрізнятися залежно від форми подання, але зазвичай рекомендується не перевищувати 1-5 МБ на файл або пакет документів.

Відповіді на поширені запитання

Чи потрібно подавати скани повторно, якщо книжку вже оцифровували?

Ні. Дані подаються один раз. Надалі інформація про трудову діяльність оновлюється роботодавцем через електронну звітність. Повторне подання можливе лише у разі виправлення або відсутності даних.

Чим відрізняється сканування від оцифрування?

Сканування – це створення електронних копій трудової книжки та їх подання до ПФУ.

Оцифрування – це внесення відомостей про трудову діяльність до електронного реєстру ПФУ на основі даних роботодавця або поданих документів. При цьому користувач не зобов’язаний вручну переносити кожен запис із трудової книжки в електронну форму — дані вносяться через структури системи та перевіряються ПФУ.

Як переконатися, що дані прийнято?

Коли статус у кабінеті ПФУ змінюється на «Виконано», це означає, що дані успішно опрацьовані та внесені до реєстру. У разі зауважень система може відобразити статус «Повернуто на доопрацювання» або «Відхилено» з поясненням причин.

Отже, оцифрування – це не складна процедура, яка не забере так багато часу, як може здатися на перший погляд. Перевірте свої дані або завантажте скани на порталі ПФУ найближчим часом, щоб спокійно закрити це питання і бути впевненими, що ваш стаж обліковується коректно.